Excel2010で住所録|基礎を構築…「氏名」「住所」などの項目を決めて、項目ごとに入力規則を設定

Wordの「差し込み印刷」の宛名面に表示させる情報の項目を設定していきます

宛名印刷に使わない項目(例えば相手先の電話番号など)も必要に応じて作成しておきましょう
印刷する項目の抽出はWord側でできますから、作るべきか悩まないで大丈夫

1.Excelで住所録を作成 項目を1行目に入力

ここでは、年賀状の宛名印刷のために必要な最小限の項目だけを設定しています

まずA列の1行目のセルをクリックして選択し、キーボードで氏名と入力します
Enterを押すと次のB列1行目のセルに移動しますので、フリガナと入力します。この要領で必要な項目をセルに入力していきます

Excel住所録の項目画像 ←項目は1行目に入力します

作成したい住所録のタイプに応じて、適宜、項目を増やして下さい。(例)電話番号・FAX番号・Email・会社名・部署名・役職名・備考

Excel入力方法画像1Excel入力方法画像2Excel入力方法画像3

2.Excelで住所録を作成 各項目に入力規則設定

「氏名」「姓」「名」「連名」「連名の敬称」「住所1」「住所2」には常にかな変換モードで入力するように設定しておきます

「氏名」「姓」「名」「連名」「連名の敬称」「住所1」「住所2」の列を選択します
(Aのセルにカーソルを合せると下向きの矢印が現れるのでクリックすると列全体が選択されて色が変わります。複数の列を同時に選択したい場合は「control」キーを押しながらC・D…とクリックしていきます )

Excelメニューバーの「データ」タブを開いて「データの入力規則」横の▼プルダウンメニューから「データの入力規則」を選びます

Excel入力規則設定画像1Excel入力規則設定画像2Excel入力規則設定画像3
「データの入力規則」ダイアログボックスが表示されます
右端の「日本語入力」タブを開き、日本語入力のプルダウンメニューから「ひらがな」を選び「OK」をクリックします

Excelで年賀状データの入力規則ボックスの日本語入力をひらがなにする

「郵便番号」には常に半角数字が入力されるように設定します

上記と同じ要領で「郵便番号」の列を選択し、「データ」「データの入力規則」でダイアログボックスを表示させます
右端の「日本語入力」タブを開き、日本語入力のプルダウンメニューから「オフ(英語モード)」を選び「OK」をクリックします
(電話番号やFAX番号など半角英数字のみで入力する項目があれば、一緒にこの設定をしておきましょう)

Excelで年賀状データの入力規則の日本語入力をオフにする

最後に「住所2」「セルの書式設定」「文字列」を設定しておきます
(この項目は数字から入力する場合があるため、予期せぬ変換(日付などに変換されてしまうなど)を避ける目的で行います)

「住所2」の列を選択し、色の変わったエリア内で右クリック、表示されたボックスの「セルの書式設定」をクリック、
「セルの書式設定」ダイアログボックスが表示されますので、「表示形式」タブを開いて「文字列」を選び、「OK」をクリックします

Excel」住所セルの書式を文字列に設定1Excel」住所セルの書式を文字列に設定2Excel」住所セルの書式を文字列に設定3

3.Excelで住所録を作成 後で一括変換できる入力不要の項目を非表示に

氏名の情報から後で一括変換できる「フリガナ」「姓」「名」と、住所から一括変換できる「郵便番号」の各項目は入力の邪魔になるので、ひとまず「非表示」にしておきます

Excel項目非表示方法1Excel項目非表示方法2Excel項目非表示方法3

まず、「ふりがな」「姓」「名」の列を選択してエリア内で右クリック、表示されたボックスの「非表示」をクリックします
⇒ 3列が畳まれて非表示になりました

同様に「郵便番号」の列を選択してエリア内で右クリック、表示されたボックスの「非表示」をクリックします
⇒ 1列が畳まれて非表示になりました

Excel項目が非表示

ここまででExcelの住所録作成前の各種設定は完了です


いよいよ次は住所録を入力していきます >>Excelで年賀状の住所録作成|住所録の情報を入力>>